Referat af bestyrelsesmøde den 17. september 2009

Tilstede: Poul Erik, Andreas, Svend Aage, Keld, Jørn og Hans Jørgen.

Fraværende: Ingen.

Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra seneste møde.

2. Medlemssituation og økonomi.

3. Overvågningskamera på anlægget.

4. Eventuelt.

Mødet var indkaldt med henblik på at runde udendørssæsonen af – derfor den overskuelige dagsorden.

1. Referat fra seneste møde:

Af de 2 vedligeholdelsesarbejder der blev besluttet på seneste møde, er den ene udført. Der er opsat varmedæmpende folie på de fire store vinduesfag på 1. sal.

Efter anbefaling fra maleren, er det besluttet at udskyde malingen af terrassen på 1. sal til umiddelbart inden sæsonstart 2010.

Omlægning af bookingsytemet: Der har ikke været hverken positive eller negative tilbagemeldinger fra medlemmerne.

2. Medlemssituation og økonomi:

Vi nåede i år op på 201 medlemmer, fordelt på hhv. 161 seniorer og 40 juniorer, hvilket er en stigning på 12 % i forhold til 2008.

Økonomien er løbet noget af sporet, men til den gode side. Vi budgetterede oprindeligt med et årsresultat på +3.630 kr., hvilket efter den samlede bestyrelses mening var et absolut realistisk budget for 1 år siden, men opgørelsen pr. dags dato udviser et resultat på ca. +39.000 kr.

De væsentligste faktorer der påvirker resultat i positiv retning er: Stigning i kontingentindtægterne, en markant lavere udgift til 1. divisionsholdet, vore nye bænke blev væsentligt billigere end beregnet og sidst - men ikke mindst - har vore udgifter til småanskaffelser været langt under det forventede.

Vore værdipapirer, som blev hårdt ramt da finanskrisen satte ind, har i løbet af året rettet sig, og disse ser også fornuftige ud pt.

Bestyrelsen er opmærksom på, at det er en forening og ikke en bank vi er sat til at drive, så inden 2010 sæsonen, vil hver en krog af anlægget blive vendt, i bestræbelserne på at finde områder der trænger til vedligeholdelse og/eller forskønnelse, da vi ikke har behov for, at genere et overskud som i år. Af relevante ting kan allerede nu nævnes; udskiftning af alle magnetventilerne på vandingsanlægget samt maling af facaderne på klubhuset.

3. Overvågningskamera på anlægget:

Et medlem har foreslået, at der opsættes webcam til overvågning af banerne. Enkelte andre klubber har denne feature. PEJ har selv puslet med tanken gennem længere tid. Der er dog nogle forbehold ved en sådan løsning. For at kameraet skal kunne ses på vor hjemmeside, skal der transporteres store mængder data igennem vor internetforbindelse, hvilket sandsynligvis ikke er muligt for nuværende. Et andet og mere væsentligt problem er, at anlægget er ejet af kommunen og således i princippet er et offentligt tilgængeligt område, og så gælder der en række skrappe krav. Vi er ikke fremmede overfor tanken om overvågningskamera, men vi udskyder idéen på ubestemt tid.

4. Eventuelt:

Svend Aage og Andreas har været til klubmøde for Aalborg klubberne, arrangeret af Jysk Tennis Union. De fleste klubber har ondt i økonomien og lider af fortsat tilbagegang i medlemstallet. SA og A kunne heldigvis ikke deltage i hylekoret, men kunne proklamere, at AØT har haft en supersæson på alle områder.

På næste bestyrelsesmøde skal vi have tilrettelagt, hvordan juniorarbejdet skal køre i næste sæson. Det er en solid opgave at løfte, så alle bedes gøre sig tanker om dette.

Poul Erik og undertegnede står for dagsordenen til næste møde i slutningen af november.

Referent

Hans Jørgen Amstrup

18.09.2009